แนวทางการจัดงานวิ่ง (Guideline for Races) ภายหลังสถานการณ์ COVID-19

ชมทางช่องทาง ยูทูป

ฟังทางช่องทาง podcast spotify

เอกสารชุดนี้แปลจาก Looking Forward: Guideline for Races ริเริ่มโดยเว็บ RunSignup.com เพื่อให้ผู้จัดงานวิ่ง (Race Organizer) ได้ใช้เป็นแนวทางในการทำงานร่วมกับหน่วยงานราชการส่วนท้องถิ่นและมลรัฐในสหรัฐอเมริกาในการจัดงานวิ่งสำหรับบุคคลทั่วไปที่ได้ระดับความปลอดภัยและสุขภาพ

โดยเอกสารต้นฉบับเปิดให้ ผู้จัดงานวิ่งหรือผู้มีส่วนร่วมในการจัดงานรวมถึงนักวิ่ง ได้เข้ามาระดมความคิด ร่วมร่างข้อเสนอร่วมกันในการจัดงานที่รองรับกับเหตุการณ์การระบาดของ Coronavirus โดยให้เนื้อหาครอบคลุมการจัดงานวิ่งที่ดีในทุก ๆ ด้าน เอกสารชุดนี้จึงได้รับการปรับปรุงตลอดเวลา จากผู้รู้ทั่วสหรัฐอเมริกาและทั่วโลก หรือที่เรียกว่า crowd-sources ideas

ประเทศไทย วันที่ 4 พฤษภาคม 2563

ณ วันนี้ สถานการณ์การแก้ปัญหาการระบาด COVID-19 กำลังดำเนินไปด้วยดี สามารถควบคุมการแพร่ระบาดให้อยู่ในวงจำกัดและคาดว่าสถานการณ์จะคลี่คลายในไม่ช้า รัฐบาลเริ่มเปิดให้ประชาชนเริ่มทำกิจกรรมทางเศรษฐกิจและกิจกรรมในการดำรงชีวิตอย่างค่อยเป็นค่อยไป แต่สำหรับการจัดงานวิ่งที่เป็นกิจกรรมที่มีการชุมนุมของนักวิ่งจำนวนมากและอยู่ในลักษณะที่ใกล้ชิด น่าจะได้รับอนุญาตให้จัดเป็นกิจกรรมท้าย ๆ ซึ่งยังไม่มีความชัดเจนว่าจะได้รับอนุญาตเมื่อใด อีกทั้งยังไม่มีแนวทางการจัดงานที่จะใช้เป็นแนวทางร่วมกัน ซึ่งอาจจะสร้างความไม่มั่นใจให้กับหน่วยงานภาครัฐและที่สำคัญ นักวิ่งจำนวนหนึ่งอาจจะไม่มั่นใจในการเข้าร่วมงานวิ่ง

เพื่อเป็นการเริ่มต้นในการเตรียมความพร้อม และเป็นการระดมความคิดเห็นในลักษณะที่ RunSignup ทำคือการทำ crowd-sources ideas จากเพื่อนนักวิ่งหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง โดยขอเริ่มต้นจากการขอให้เพื่อนๆ นักวิ่ง ร่วมกันแปลเอกสาร Looking Forward: Guideline for Races (https://docs.google.com/document/d/1Iqrc3FUaLXZi8QMh1blGkjVUymOaWoFWatIl3weuChk/edit?fbclid=IwAR0IL6Uabz8xuA5PLHqsjD1LgRI2D7YjwYc6GWOzDHEgXcIeQzSVVJkiIGI#) และสามารถเพิ่มเติมข้อคิดเห็น ข้อเสนอแนะ ในการจัดงานวิ่ง ได้

1. ภาพรวม (Overview)

ในช่วงเริ่มกลับมาจัดงานวิ่ง อาจจะใช้วิธีที่ปลอดภัยไว้ก่อน โดยให้นักวิ่งใส่หน้ากาก (mask) หรือผ้าบัฟฟ์ (buff) เวลาที่อยู่ใกล้นักวิ่งคนอื่น ๆ เพื่อลดความเสี่ยงในการแพร่กระจายเชื้อ และสร้างความรู้สึกสบายใจและปลอดภัยให้กับนักวิ่งคนอื่นๆ โดยกำหนดแนวทางปฏิบัติดังนี้

ให้นักวิ่งนำหน้ากากผ้า/หน้ากากอนามัย/ผ้าบัฟฟ์ ในการเดินทางเข้าสู่จุดสตาร์ท (start line) ขณะอยู่ใกล้นักวิ่งคนอื่น และ เข้าเส้นชัย (finish line)
ผู้จัดการแข่งขัน (race organizer) ควรจะวางแผนในการแจกหน้ากากที่เหมาะสมให้กับนักวิ่งที่ไม่ได้นำหน้ากากมา
หาแนวทางในการบังคับใช้นโยบายการใส่หน้ากากของผู้เข้าร่วมการแข่งขันให้ปฏิบัติตาม เพื่อให้ทุกคนรู้สึกปลอดภัยในการเข้าร่วมงาน และปฏิบัติตามข้อบังคับของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)
ให้ข้อมูลนักวิ่งเกี่ยวกับสถานที่จำหน่ายหน้ากาก หรือ แจกหน้ากากให้นักวิ่งพร้อมกับ race pack

ผู้จัดงานต้องศึกษาข้อบังคับ แนวทางปฏิบัติของหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการควบคุมการระบาดของเชื้อ COVID-19 และดำเนินการเตรียมการให้สอดคล้องกับเงื่อนไขต่างๆ ที่มีเพิ่มมากขึ้น พร้อมทั้งประเมินค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้น ประกอบการตัดสินใจจัดงานวิ่ง ถ้ามีเหตุการณ์ใดที่อยู่เหนือการควบคุม และสุ่มเสี่ยงที่เป็นอุปสรรคต่อการทำงาน หรือการจัดงานวิ่งจนเกิดผลกระทบต่อนักวิ่ง ให้พิจารณาเลื่อนการจัดงาน หรือล้มเลิกแนวคิดการจัดงาน จนกว่าจะมีมาตรการหรือวิธีการแก้ไขจนมั่นใจว่า นักวิ่งจะไม่ได้รับผลกระทบใดๆ จากกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ

(ข้อความสี่แดงคือ ความคิดเห็นเพิ่มเติมจากเอกสารภาษาอังกฤษ

2. การวางแผนงานวิ่ง (Planning)

สิ่งที่ต้องเตรียมการก่อนวันจัดงานวิ่งคงมีความแตกต่างอย่างมากภายหลังสถานการณ์ COVID-19 ในเนื้อหาส่วนนี้ตั้งใจจะให้แนวคิดพื้นฐานของการวางแผนการจัดการแข่งขันที่ปลอดภัยและสอดคล้องกับข้อบังคับของหน่วยงานภาครัฐ(ถ้ามี และ อาจจะมีเพิ่มเติมในภายหลัง) ดังนั้น ผู้จัดงานวิ่งต้องตรวจสอบกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ ทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ทุกหน่วยงานที่มีอำนาจในการยับยั้งการจัดงานได้ ทั้่งหน่วยงานภาครัฐส่วนกลาง และ หน่วยงานภาครัฐส่วนท้องถิ่น(รวมถึงผู้กว้างขวางในท้องถิ่นนั้น)

(พื้นที่เว้นไว้เพิ่มเติมเมื่อมีความชัดเจนถึงกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ รวมถึงการขออนุญาตที่อาจจะมีขึ้นในอนาคต)

……………………………………………..……………………………………………..

ขนาดของรายการแข่งขัน (Size of Race)

ขนาดของรายการแข่งขันขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เข้าแข่งขันที่เปิดรับลงทะเบียน แต่ตอนนี้ การกำหนดขนาดของรายการแข่งขันต้องขึ้นอยู่กับ ความสามารถของผู้จ้ดงานในการที่จะปฏิบัติตาม กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ ของหน่วยงานรัฐ และความสามารถในการบริหารจัดการให้นักวิ่งสามารถทำ ระยะห่างทางสังคม (social distancing) ได้ตลอดการแข่งขันหรือไม่

ตรวจสอบแนวทางการปฏิบัติจากหน่วยงานภาครัฐที่เกี่ยวข้องทุกหน่วยงานให้ชัดเจนโดยเฉพาะเรื่อง social distancing และการชุมนุมของคนจำนวนมาก (ถ้าไม่มีแนวทางปฏิบัติ ควรจัดทำแผนการจัดงานที่สอดคล้องกับ กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ ส่งแจ้งหน่วยงานภาครัฐเพื่อทราบและขอความคิดเห็นอย่างเป็นทางการ เพื่อป้องกันปัญหาการไม่อนุญาตให้จัดงานในภายหลัง)
พิจารณาปัจจัยที่มีมากขึ้นถ้าขนาดการแข่งขันมีขนาดใหญ่ขึ้น ได้แก่
- ความหนาแน่นของนักวิ่งที่จุดสตาร์ท โดยพิจารณาวิธีการแก้ไขร่วมด้วยเช่นการแบ่งกลุ่มทยอยปล่อยตัว (corral or wave) ให้กำหนดจำนวนนักวิ่งให้เหมาะสม
- ระยะเวลาการปิดเส้นทางสาธารณะเพื่อทำการแข่งขัน โดยพิจารณาประกอบกับ cut-off time ที่กำหนดใช้ในการแข่งขัน

สถานที่จัดแข่งขันและการออกแบบเส้นทาง (Location of event and course design)

การจัดแข่งขันในเมืองจะมีความท้าทายที่มากกว่าการจัดแข่งขันใจต่างจังหวัด โดยเฉพาะเรื่อง การปิดถนน การลำเลี่ยงสิ่งจำเป็นที่ใช้ในการแข่งขัน และ การเดินทางของ สิ่งเหล่านี้เกี่ยวพันถึง การขอนุญาตจากหน่วยงานรัฐ ต้นทุนการดำเนินการ การบริหารจัดการบุคลากร การบริหารจัดการการบริการนักวิ่งระหว่างทาง อุปกรณ์ ฯลฯ

ระยะทางที่ใช้ในการแข่งขัน (Distance of race)

ผู้จัดการแข่งขันที่เคยจัดวิ่งระยะมาราธอน อาจจะลดระยะทางการจัดให้สั้นลงเพื่อการจัดงานที่ง่ายขึ้นภายหลังสถานการณ์ COVID-19 ที่มีความไม่แน่นอนถึงประเด็นหรือปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้ รวมถึงความสามารถในการรักษาระยะห่างของนักวิ่งได้ง่ายมากขึ้น (Social distancing)

ถนน (Roads)

ตรงบริเวณหัวโค้งของถนน นักวิ่งมีแนวโน้มจะไปวิ่งกระจุกตัวกันบริเวณโค้งด้านใน การจัดเส้นทาง ถ้าเลี่ยงทางโค้ง โดยให้มีแต่ทางตรงในช่วง 2-3 km แรกได้ จะช่วยให้นักวิ่งสามารถวิ่งห่างๆ กันได้ (social distancing)
การจัดเส้นทางเป็นวงกลม (loop) แบบไม่ซ้ำทางเดิม จะดีกว่าการจัดเส้นทางแบบไปและกลับที่ทำให้นักวิ่งหนาแน่นตอนวิ่งสวนทาง รักษาระยะห่างได้ยาก
การกำหนดเส้นทางวิ่งที่ไม่ได้ปิดถนนเต็มเส้น ควรใช้กรวยยางกั้นการจราจรให้เป็นแนวชัดเจน
การออกแบบเส้นทางแบบ จุดต่อจุด (point to point) จะต้องคำนึงถึง ความปลอดภัยและความเสี่ยงในการแพร่กระจายเชื้อในขณะที่ขนส่งนักวิ่งจากจุดหนึ่งไปยังจุดหนึ่ง รวมถึงญาติ ผู้ชมการแข่งขัน
ผู้จัดต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายและอุปสรรคในการปิดถนน ซึ่งอาจแตกต่างภายหลังสถานการณ์ COVID-19 รวมถึงค่าใช้จ่ายให้กับตำรวจท้องที่

กรณีฉุกเฉินและแผนการยกเลิก (Emergency & Cancellation Plans)

ผู้จัดต้องเตรียมแผนสำรอง (contingency plan) และแผนการยกเลิกการจัดงานวิ่งในนาทีสุดท้าย สำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิดที่อาจจะเกิดขึ้น

ควรจัดการรับสมัครช่วงสั้นๆ ใกล้กับการจัดงานวิ่ง เพื่อเตรียมความพร้อมถ้าต้องมีการยกเลิกการจัดงาน และเตรียมคืนเงินให้นักวิ่ง และก็อาจเป็นไปได้ว่า การวิ่งอาจถูกยกเลิกในนาทีสุดท้าย
เมื่อกำหนดการสมัคร (registration) กำหนดให้นักวิ่งรับข้อมูลทาง SMS หรือ email หรือ ช่องทางอื่นที่ติดต่อสะดวกในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงการแข่งขัน ไม่ว่าจะเป็นการเลื่อน หรือ ยกเลิก
กำหนดแผนฉุกเฉินให้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการ เลื่อน ยกเลิก หรือเปลี่ยนไปจัด virtual run แทน
ผู้จัดงานต้องประเมินศักยภาพทางการเงินถ้าเกิดกรณีฉุกเฉิน ไม่ว่าจะเป็นการเลื่อน ยกเลิก การคืนเงินให้นักวิ่ง เพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่มีปัญหาเมื่อตัดสินใจจัดงานวิ่ง รวมถึงการติดต่อสื่อสารกับนักวิ่งว่ามีทางเลือกอะไรบ้างเมื่อเกิดเหตุการณ์ต่างๆ

กรณีนักวิ่งแจ้งว่าติดเชื้อ COVID-19 หลังจากการแข่งขัน ควรดำเนินการเพื่อแจ้งเตือนนักวิ่งคนอื่นที่เข้าข่ายมีความเสี่ยงในการติดเชื้อดังนี้

ประเมินจากข้อมูลการจับเวลาของนักวิ่งทีติดเชื้อ และแจ้งนักวิ่งที่มีเวลาวิ่งใกล้เคียงโดยไม่ต้องแจ้งชื่อผู้ติดเชื้อให้นักวิ่งคนอื่นทราบ
(ถ้าในอนาคตมี)ให้นักวิ่งติดตั้ง app แสดงตนในการระบุความใกล้ชิดกับผู้ติดเชื้อ COVID-19 (Apple & Google กำลังเพิ่ม feature นี้ลงใน iPhone และ Android)
ถ้าผู้จัด/หน่วยงานรัฐสามารถสร้าง app ที่ติดตามและระบุความใกล้ชิดผู้ติดเชื้อ COVID-19 ได้ จะทำให้นักวิ่งมีความมั่นใจมากขึ้นในการเข้าร่วมการแข่งขัน (app สามารถระบุความใกล้ชิดกับบุคคลอื่นๆ ต่อมาพบว่าติดเชื้อ ก็สามารถแจ้งผู้ที่ใกล้ชิดคนนั้นให้กักตัวดูอาการได้)

ทีมแพทย์/พยาบาล (Medical Staff)

ในสถานการณ์ปรกติ ผู้จัดการแข่งขันต้องมีการเตรียมบุคลากรทางการแพทย์ รถพยาบาล ทีมปฐมพยาบาลให้พร้อมปฏิบัติการ แต่ในสถานการณ์แบบนี้ต้องคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้เพิ่มเติม เช่น

เตรียมมาตรการป้องกันและแก้ไขการแพร่ระบาดให้สอดคล้องกับ กฎ ระเบียบ ข้อบังคับใหม่ (ถ้ามี)
อุปกรณ์ป้องกันการติดเชื้อสำหรับบุคลากรทางการแพทย์
การรับมือกับปัญหาสุขภาพนักวิ่งอันเกิดจาก การลดจุดให้น้ำ (กรณีลดการสัมผัส) ปัญหาเกี่ยวกับการหายใจ เกิดจากการใส่หน้ากาก ลมแดด (overheating) อันเกิดจากการใส่อุปกรณ์ป้องกัน หรือ อาการป่วยจาก COVID-19 (กรณีนักวิ่งติดเชื้อมาวิ่ง)

ประกันสำหรับนักวิ่ง

จัดทำประกันภัยสำหรับนักวิ่งให้ครอบคลุม COVID-19 และเหตุการณ์ที่เกี่ยวเนื่องกับ COVID-19 และมีทางเลือกให้นักวิ่งจ่ายเงินซื้อประกันเพิ่มเติมได้ พร้อมทำการสื่อสารเงื่อนไขประกันให้นักวิ่งได้เข้าใจในภาษาที่เข้าใจง่ายชัดเจน

สุขาเคลื่อนที่

การจัดเตรียมสุขาเคลื่อนที่ในจำนวนที่สอดคล้องกับจำนวนนักวิ่ง วางกระจายให้นักวิ่งสามารถเข้าถึงได้สะดวก ทั่วถึง และเพียงพอ (คิวไม่ยาวจนรอนานเกินไป) และที่สำคัญคือเรื่องของความสะอาด การรักษาความสะอาด และปัจจัยอื่นๆ เช่น

เตรียมกระดาษไว้นับประตู หรือ ทำให้การเปิดปิดประตูหลีกเลี่ยงการใช้มือสัมผัส
เตรียมน้ำยาล้างมือ/สบู่ให้เพียงพอและพร้อมใช้หลังจากที่นักวิ่งใช้ห้องน้ำ
เพิ่มจำนวนห้องน้ำให้มากกว่าปรกติ เนื่องจากเวลาในการใช้ห้องน้ำของนักวิ่งอาจจะเพิ่มขึ้น ทำให้คิวยาวมากขึ้น
จัดวางห้องน้ำเคลื่อนที่ในบริเวณที่ให้นักวิ่งสามารถเข้าคิวโดยรักษาระยะห่างได้ (physical distancing)
ให้มีอาสาสมัคร/พนักงานรักษาความสะอาดคอยทำความสะอาดและเติมกระดาษ สบู่ น้ำ ให้มีใช้ได้ตลอดเวลา

ของแจกนักวิ่ง (Swag)

ถึงแม้ของแจกนักวิ่ง เช่น เสื้อ หรือ ของที่ระลึกอื่นๆ เป็นสิ่งที่ดึงดูดนักวิ่งให้สมัคร แต่ท่ามกลางสถานการณ์ไม่แน่นอน การสมัครโดยงดการทำของแจกให้นักวิ่ง รวมถึง event shirt จะช่วยลดความเสี่ยงในการจัดงานของผู้จัดในกรณีที่ยกเลิกและลดขั้นตอนการเตรียมการและการจัดหาสิ่งของต่างๆ ก่อนงานวิ่งเริ่ม

สำหรับ bib, เหรียญ หลีกเลี่ยงการระบุ วันเวลา สถานที่ บน bib, เหรียญ เผื่อไว้ใช้ได้เมื่อมีการเลื่อน หรือ ยกเลิกการแข่งขันในปีนั้น จะได้สามารถใช้ได้ในการจัดครั้งถัดไป

การรับของแจกรวมถึงการรับ bib (Distribution)

การจัดงาน expo เพื่อแจกของแจก bib อาจจะไม่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบัน การจัดส่งทางไปรษณีย์เป็นทางเลือกให้นักวิ่งและยังเป็นการอำนวยความสะดวกให้นักวิ่ง แต่จะมีต้นทุนการจัดส่งเพิ่มขึ้นที่จะต้องเพิ่มในค่าสมัคร แต่ถ้ายังต้องการจัด expo ควรจะวางแผนกระจายให้นักวิ่งทยอยมารับ เช่นขยายเวลาการรับให้มีหลายวันมากขึ้นเพื่อลดความแออัด อาจจะให้เลือกวันรับ bib เมื่อตอนสมัครวิ่ง

จัดของแจกเพื่อป้องกัน (Protective Swag)

แทนการแจกเสื้อ อาจจะแจกผ้าบัฟฟ์ หรือ หน้ากากผ้า/หน้ากากอนามัย เพื่อใช้ป้องกันระหว่างการเข้าร่วมงานวิ่ง หรือจะแจกขวดน้ำ (ขวดนิ่ม) เป็นทางเลือกให้นั่งวิ่งใช้ระหว่างทาง แทนการรับน้ำจากแก้วกระดาษ/แก้วพลาสติกที่จุดให้น้ำ

3. การลงทะเบียน (Registration)

นโยบายการคืนเงินค่าสมัคร (Refund Policy)

ผู้จัดงานวิ่งจะต้องกำหนดนโยบายการคืนเงินให้ชัดเจน เพื่อประกอบการตัดสินใจของนักวิ่งตอนสมัคร และเมื่อลดการโต้แย้งระหว่างผู้จัดกับนักวิ่ง

กำหนดนโยบายการคืนเงิน เงื่อนไข ข้อจำกัด ข้อยกเว้น ให้ชัดเจน และเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครวิ่ง โดยแยกออกจาก การแจ้งการสละสิทธิ์ในการเรียกร้องค่าเสียหายอันเกิดจากการเข้าร่วมการแข่งขัน (race waiver) การมีนโยบายการคืนเงินท่ามกลางความไม่แน่นอนของการจัดงานจะเป็นแรงจูงใจให้นักวิ่งกล้ามสมัครงานวิ่ง
สื่อสาร ประชาสัมพันธ์ในชัดเจนในทุกช่องทาง เพื่อมั่นใจได้ว่านักวิ่งทราบข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายการคืนเงิน
ถ้าจะไม่คืนเงิน ก็ยิ่งต้องระบุให้ชัดเจนในทุกเงื่อนไข เหตุการณ์ เพื่อลดการโต้แย้งจากนักวิ่ง และนักวิ่งจะได้สามารถชั่งน้ำหนักและยอมรับความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นกับตนเองได้ และต้องให้ผู้สมัครรับทราบถึงนโยบายนี้ในขั้นตอนการสม้คร

การสละสิทธิ์ (Waiver)

ในใบการสละสิทธิืเรียกร้องค่าเสียหายอันเกิดจากการเข้าร่วมการแข่งขัน (Race waiver) จะต้องปรับให้รวมถึงสถานการณ์ด้านสุขภาพ แต่ต้องเป็นสิ่งที่เกี่ยวพันกับความเสี่ยงเฉพาะตัวเช่น โรคประจำตัว ภัยพิบัติที่ไม่สามารถควบคุมได้ แต่ไม่ควรรวมการบริหารจัดการไม่รัดกุมจนทำให้เกิดการแพร่ระบาดเชื้อ COVID-19 ยกเว้นการพิสูจน์ได้ว่า ได้กระทำตามมาตรฐาน มาตรการ อันเป็นที่ยอมรับอย่างเต็มความสามารถ

การจำกัดผู้เข้าร่วมการแข่งขัน (Participant Caps)

กำหนดจำนวนผู้เข้าร่วมการแข่งขันอย่างเคร่งครัดและจัดการปล่อยตัวนักวิ่งให้สอดคล้องกับจำนวนนักวิ่งเพื่อให้สามารถรักษาระยะห่างระหว่างนักวิ่งโดยเฉพาะช่วงการปล่อยตัวที่จุดสตาร์ท

การปล่อยตัวเป็นชุด (Corral/Block/Wave)

ตั้งจัดกลุ่มย่อยในการปล่อยตัวให้นักวิ่งกระจายการเริ่มออกวิ่งเพื่อรักษาระยะห่างโดยมีแนวทางดังนี้

จัดกลุ่มโดยใช้เวลาคาดการณ์ที่เข้าเส้นชัย (estimated finish time) เพื่อให้นักวิ่งเร็วไปก่อน
จำกัดจำนวนนักวิ่งในแต่ละกลุ่มให้ใกล้เคียงกัน
จัดให้นักวิ่งที่ยังไม่ถึงเวลาปล่อยตัว ให้พักอยู่ในสถานที่กว้างขวางบริเวณใกล้ๆ เพื่อทยอยให้นักวิ่งเข้าจุดสตาร์ทเมื่อถึงเวลาปล่อยตัวของกลุ่ม
การจัดอันดับรางวัลการแข่งขัน ให้ยึดตาม Chip Time อย่างเดียว เพื่อให้นักวิ่งที่ปล่อยตัวต่างเวลากัน มีสิทธิ์ได้รับรางวัลตามเวลาสุทธิ (net time) ที่วิ่งได้

ทางเลือกของนักวิ่งถ้าไม่สามารถมาร่วมวิ่งได้ (Flexible Participant Management Option)

ถ้านักวิ่งไม่สามารถร่วมวิ่งได้ เนื่องจากนักวิ่งป่วย หรือ เข้าใกล้ผู้ป่วย COVID-19 (หรือจะรวมกรณีป่วยอื่นๆ บาดเจ็บด้วยก็ทำให้นักวิ่งมีทางเลือกมากขึ้น) กำหนดทางเลือกให้นักวิ่งสามารถทำได้ เพื่อไม่ให้นักวิ่งมาร่วมการแข่งขันจนเพิ่มความเสี่ยงในการแพร่เชื้อให้ผู้อื่น เช่น

ให้นักวิ่งสามารถส่งผลการวิ่งแบบ virtual run เพื่อรับเหรียญ รับเสื้อ finisher ได้ภายหลัง
ให้นักวิ่งเลื่อนการใช้สิทธิไปลงวิ่งแข่งขันรายการเดียวกันในปีถัดไป หรือ รายการที่ผู้จัดจัดงานวิ่งที่อื่น
ให้นักวิ่งโอน bib ให้เพื่อน (ต้องไม่ใกล้ชิดนักวิ่งคนที่โอนให้) หรือ ขอ refund คืนได้บางส่วน

ทั้งนี้ต้องสื่อสารกับนักวิ่งให้ชัดเจนตั้งแต่ก่อนสมัครวิ่งในทุกช่องทาง เพื่อลดการโต้แย้งที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต

4. การสื่อสารและการตลาด (Event Communication and Marketing)

การสื่อสารกับนักวิ่ง ถ้านักวิ่งสมัครวิ่งแล้ว ควรจะส่งข้อมูลสำคัญตรงไปยังนักวิ่งทาง SMS เพื่อมั่นใจว่า นักวิ่งได้รับข้อมูลสำคัญและปฏิบัติตามได้ทันท่วงที รองลงมาเป็นการแจ้งทาง email และช่องทางที่นักวิ่งอาจจะพลาดในการรับข่าวสารคือการแจ้งแบบทั่วไป เช่น การแจ้งทาง facebook ซึ่งอาจจะทำให้หลายคนพลาดข้อมูลสำคัญในเวลาที่รวดเร็วได้ การแจ้งแบบทั่วไปควรใช้ประกอบกับการแจ้งข้อมูลโดยตรงกับผู้สมัครวิ่ง

แต่ถ้าเป็นการโฆษณา ควรใช้ช่องทางทั่วไปในการโฆษณาแจ้งข้อมูลข่าวสาร ไม่ควรส่งข้อมูลโฆษณาโดยตรง โดยเฉพาะการส่งทาง SMS

การรับรู้ของนักวิ่ง (Participant Perception)

การสร้่างความรับรู้ของนักวิ่งมีความสำคัญต่อการจัดการแข่งขัน ถ้านักวิ่งไม่รับรู้ถึงความปลอดภัยของการเข้าร่วมการแข่งขัน นักวิ่งก็จะไม่สมัคร จะทำให้ได้ผู้เข้าร่วมจำนวนน้อยกว่าที่ต้องการ (หรือคุ้มทุน) การสร้้างความมั่นใจส่วนหนึ่งคือการให้นักวิ่งทราบถึงการจัดงานที่มีการทำงานร่วมกันกับหน่วยงานสาธารณสุขภาครัฐ กำหนดมาตรการชัดเจนในการสร้างระยะห่างให้นักวิ่งระหว่างเข้าร่วมการแข่งขัน เปิดโอกาสให้นักวิ่งสมัครในช่วงใกล้เวลาแข่งขันเพื่อมั่นใจว่างานวิ่งได้จัด และมีนโยบายการคืนเงินให้กับนักวิ่งกรณีเกิดปัญหาทั้่งจากตัวนักวิ่ง หรือ จากการยกเลิกของผู้จัดงานอันเกิดจากปัญหาการแพร่ระบาด COVID-19

ทำการตลาดเน้นความปลอดภัย (Marketing the event as safe)

ผู้จัดงานต้องชั่งน้ำหนักการสร้างความปลอดภัยให้กับผู้เข้าร่วมการแข่งขัน กับ การจัดงาน (ถ้ามีเหตุการณ์ไม่ปลอดภัย ก็ต้องเลื่อนหรือยกเลิก) และต้องสื่อสารการจัดงานออกมาในเชิงสร้างความมั่นใจให้ผู้เข้าร่วมวิ่ง โดย

ในเว็บประชาสัมพันธ์งานวิ่ง ต้องให้ข้อมูลมาตรการในการดูแลนักวิ่งให้ปลอดภัยรวมถึงแนวทางการจัดระยะห่างของผู้ร่วมงาน
ให้ข้อมูลเรื่องมาตรการภาครัฐและแสดงให้เห็นว่า ผู้จัดงานวิ่งได้ดำเนินการทุกอย่างตามมาตรการของภาครัฐ

การสื่อความระหว่างกลุ่มอาสาสมัครเรื่องความปลอดภัย (Volunteer Communications and Safety)

สร้างความเข้าใจในกลุ่มอาสาสมัครที่ช่วยจัดงานวิ่งให้เข้าใจถึงขั้นตอนการทำงานที่เพิ่มขึ้นและเรื่องความปลอดภัย

การจัดหาอาสาสมัคร ให้หลีกเลี่ยงผู้สูงอายุที่มีโอกาสติดเชื้อได้ง่าย โดยหากลุ่มอาสาสมัครที่เป็นนักศึกษาแทน
ปรับแผนการทำงานของอาสาสมัคร เช่น การจัดอบรม race marshal ทางออนไลน์ กำหนดอาสาสมัครเป็นกลุ่มโดยมีผู้ประสานงานประจำกลุ่ม ใช้ app ช่วยในการวางแผนการทำงานและตรวจสอบความพร้อมของอาสาสมัคร เพื่อให้มั่นใจว่า ได้ประจำตำแหน่งในการให้บริการนักวิ่งตลอดเส้นทาง

5. แนวคิดการจัดตารางเวลาจัดงาน

การกำหนดเวลาการจัดงานจะทำให้สามารถจัดงานลุล่วงไปได้ด้วยดี และเป็นการเตรียมการรองรับความปรกติใหม่ “New Normal” (ที่จะมีสิ่งที่ต้องทำเพิ่มเติมเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์) โดยการกำหนดเวลาและเนื้องานจะช่วย

การออกแบบเส้นทางที่สอดคล้องกับ การรักษาระยะห่างของผู้เข้าร่วมแข่งขัน
การจัดหาชุดป้องกันและของแจกนักวิ่ง
การจัดตั้ง Virtual Run, การส่งผลวิ่ง, และการให้คะแนน (ถ้ามี)
การกำหนดการการลงทะเบียนสมัครและทางเลือกในการบริหารจัดการผู้สมัคร เช่น การกำหนดกลุ่มปล่อยตัว (corral/block/wave) จากความต้องการของผู้สมัครหรือจากเวลาที่คาดว่าจะเข้าเส้นชัย
กำหนดการจัดการรับ เบอร์วิ่ง/ของแจก เพื่อลดการสัมผัส และประเมินจำนวนอาสาสมัครที่ต้องการ
การกำหนดหมายเลขวิ่งของผู้สมัคร (bib assignment)
การลำเลียงขนส่งนักวิ่งไปยังจุดสตาร์ท (ถ้ามี)
การลำเลียงขนส่งนักวิ่งจากเส้นชัย (ถ้ามี)
การจัดหา timing chip การรายงานผลทางเว็บหรือ SMS ภาพที่เส้นชัย finisher certificate

6. วันแข่งขัน (Race Day)

ในวันแข่งขัน สิ่งสำคัญคือการสร้างระยะห่างให้ผู้เข้าร่วมการแข่งขัน ผู้จัดต้องออกแบบและสร้างกระบวนการอำนวยความสะดวกให้นักวิ่ง หาวิธีที่ไม่ต้องสัมผัสสิ่งใด (no touch) และลดการใกล้ชิดให้มากที่สุด

การลงทะเบียนในวันแข่งขัน Race Day Registration

หลังสถานการณ์ COVID-19 ความมั่นใจนักวิ่งอาจจะยังไม่กลับมาเต็มที่ นักวิ่งอาจจะลังเลที่จะสมัคร และอาจจะตัดสินใจสมัครช่วงใกล้ๆ วันปิดรับ การเปิดรับสมัครแบบ offline ไม่น่าจะเหมาะสม ผู้จัดควรเตรียมการเรื่องการรับสมัครดังนี้

เปิดรับสมัครเฉพาะออนไลน์ โดยเปิดหลายๆ เว็บ อำนวยความสะดวกในเรื่องการชำระเงินค่าสมัครได้หลายช่องทางโดยไม่เก็บค่าธรรมเนียม
เปิดช่องทางสมัครทางไลน์หรือ messenger เพื่ออำนวยความสะดวกสำหรับนักวิ่งที่อาจจะไม่คุ้นเคยกับการสมัครทางเว็บที่ต้องกรอกแบบฟอร์ม ชำระเงินทางเว็บ

การรับเบอร์วิ่งและของแจกนักวิ่ง (Checkin and Packet Pick Up)

ให้เลือกการจัดส่งเบอร์วิ่งและของแจกทางไปรษณีย์
แต่ถ้าต้องการให้นักวิ่งมารับ เพื่อป้องการการส่งต่อ bib ให้กระจายนักวิ่งมารับโดยไม่หนาแน่น เช่น การจองวัน-เวลาการเข้ามารับ แต่ทั้งนี้ก็ต้องมีความยืดหยุ่นในกรณีที่นักวิ่งไม่สามารถมารับได้ตามวัน-เวลาที่แจ้งไว้ แต่อยู่ในช่วงเวลาที่ผู้จัดยังคงแจกอยู่
จัดสถานที่ให้นักวิ่งสามารถรักษาระยะห่างระหว่างผู้เข้ามารับของ
เพื่อเป็นการปกป้องอาสาสมัครที่มาแจกของให้นักวิ่ง ต้องให้อาสาสมัครและเจ้าหน้าที่ทุกคนมีอุปกรณ์ป้องกันการสัมผัส หรือใกล้ชิดนักวิ่งที่มารับเบอร์วิ่งและของแจก เช่น มีฉากกั้น

การจัดการหน้าจุดสตาร์ท (Start Line Logistics)

จุดสำคัญที่สุดที่ทุกคนกังวลคือ การที่นักวิ่งมาเข้าจุดสตาร์ทรอออกวิ่ง ทำอย่างไรถึงจะให้เกิดการรักษาระยะห่างระหว่างนักวิ่งได้ ลองคำนวณดูคร่าว

สมมติว่าจุดสตาร์ทกว้าง 12” (ประมาณ 3.6m) ถ้ากำหนดให้นักวิ่งยืนห่างกัน 6” (ประมาณ 1.8m) นักวิ่งจะเรียงหน้ากระดาน 3 คน แถวถัดไปจะห่างไป 6” ถ้ามีนักวิ่ง 100 คน จะต้องมีแถวทั้งหมด 34 แถว เป็นระยทาง 201” (ประมาณ 60m) แต่การจัดอาจจะได้ระยะห่างไม่เท่ากัน สมมติว่าปัตตัวเลขเป็น 300” ต่อนักวิ่ง 100 คน และถ้าสมมติว่าก่อนจะวิ่งออกจาก check point แรกตรงหน้าจุดสตาร์ท นักวิ่งน่าจะเดิน กว่าทั้ง 100 คนจะออกไปหมด จะใช้เวลา 3 นาที

การจัดอีก 100 คนถัดไปก็จะยากขึ้นให้ได้ระยะห่าง 6” อาจจะใช้เวลาปล่อยตัว 100 คนถัดไปอีก คำนวณเวลาคร่าวๆ จะใช้เวลาในการปล่อยตัวนักวิ่งได้ ชั่วโมงละ 461 คน (สมมติว่าปล่อยตัว wave ละ 100 คน ก็จะใช้เวลา 15 นาทีต่อ wave)

ถ้าจุดสตาร์ทกว้าง 44” (ประมาณ 13m) ก็สามารถกำหนดให้นักวิ่งยืนห่าง 6” ได้ 7 คน แต่ถ้านักวิ่งมีจำนวนมาก เช่น 20,000 คน แถวก็จะยาวประมาณ 3.7 miles (6km)

จินตนาการแล้ว คงทำได้ยาก ถ้าต้องรักษาระยะห่าง 2m หรือ 6” นอกจากใช้เวลานานเกินไปแล้ว ตอนปฏิบัติจริงก็นาจะรักษาระยะห่างไม่ได้ น่าจะต้องให้สถานการณ์การแพร่เชื้อโควิดดีขึ้นจนสามารถยอมรับความเสี่ยงในการใกล้ชิดกันได้บ้าง

ทางออกในการจัดจุดปล่อยตัว (Race Solutions and Ideas)

ลองปรับเปลี่ยนวิธีการในการเว้นระยะห่างแต่ยังคงให้นักวิ่งปลอดภัยที่จุดสตาร์ท

ตรวจวัดอุณหภูมินักวิ่งทุกคนโดยใช้ infrared thermometers และมีบุคลากรทางการแพทย์คอยวินิจฉัยคนที่มีอุณหภูมิสูงกว่าปรกติ
จัดนักวิ่งออกเป็น wave โดยใช้เวลาคาดการณ์ที่เข้าเส้นชัย อาจจะจัดนักวิ่งที่มีเวลาต่างกันอยู่ใน wave เดียวกัน เพื่อให้ตอนวิ่งแล้ว นักวิ่งจะมีระยะห่างกันจากการวิ่งเร็วไม่เท่ากัน
จัดจุดสตาร์ทในบริเวณที่มีพื้นที่กว้างขวาง มีทั้งพื้นที่รอและพื้นที่ที่เข้าเตรียมออกวิ่งจากจุดสตาร์ท
ทำเครื่องหมายบนพื้นให้นักวิ่งยืนในขณะเข้าจุดสตาร์ท
ต้องใช้เวลา chip time เท่านั้นทั้งการบันทึกสถิติและการจัดลำดับรางวัล
กำนหดให้มีการแสดงเวลาแข่งขันแบบ real time
ให้นักวิ่งใส่หน้ากากในขณะที่อยู่ทีจุดสตาร์ท (ออกวิ่งแล้วคงต้องเอาออก)

แนวทางในการดูแลผู้ชมการแข่งขัน (Spectator Guidelines)

ผู้ชมการแข่งขันก็เป็นสีสันที่สนุกสนาน แต่ต้องบริหารจัดการไม่ให้เกิดการชุมนุมหนาแน่นโดยการกำหนดการเว้นระยะห่าง การเข้าถึงการรายงานผลแบบ real time เพื่อให้ผู้ชมสามารถติดตามการแข่งขันได้อย่างปลอดภัย

ทำเครื่องหมายบนพื้นให้ผู้ชมยืนให้เกิดระยะห่าง ทำเครื่องหมาย แผ่นป้ายแนะนำให้ผู้ชมรักษาระยะห่าง โดยทำในจุดที่คาดว่าจะมีผู้ชมมาชุมนุมหนาแน่น เช่น จุดสตาร์ท เส้นชัย
กำหนดพื้นที่ที่ผู้ชมจะเข้าได้ โดยแยกจากพื้นที่ที่นักวิ่งยืนรอเพื่อเข้าจุดสตาร์ท
ทำการประกาศเตือนบ่อยๆ เพื่อให้เกิดการปฏิบัติตามของผู้เข้าชมการแข่งขัน

การจัดการที่เส้นชัย (Finish Line Flow)

นักวิ่งเมื่อเข้าเส้นชัยแล้วก็อยากจะหยุดวิ่ง ยืนนิ่งๆ หรือเดินช้า จะทำให้เกิดการชุมนุมได้ การจัดการให้นักวิ่งที่เข้าเส้นชัยออกจากจุดนั้นได้โดยเร็ว จะช่วยรักษาระยะห่างได้

ถ่ายทอดภาพสดบริเวณเส้นชัย และตั้งจอขนาดใหญ่ตามจุดต่างๆ ให้ผู้ชมสามารถเลือกชมได้โดยไม่ต้องมายืนรอที่เส้นชัย ทำให้ลดจำนวนคนที่มายืนรอได้
วางจุดให้น้ำ เหรียญ เสื้อ finisher ให้อยู่ห่างออกไป เพื่อให้นักวิ่งเดินไปรับ ลดการแออัด โดยมีอาสาสมัครคอยบอกให้นักวิ่งเดินออกจากเส้นชัยเพื่อไปรับของ
กำหนดจุดรับน้ำ เหรียญ เสื้อ finisher และมีอาสาสมัครคอยแจกในจำนวนที่มากพอที่ทำให้ไม่เกิดการรับช้าจนเกิดความแออัดของนักวิ่ง หรือจัดให้นักวิ่งสามารถไปหยิบได้เอง ก็จะลดปริมาณคน ลดการสัมผัสระหว่างกัน
คอยประกาศให้นักวิ่งเดินออกจากเส้นชัย รับของ ให้พื้นที่โล่ง ลดการแออัด
จัดพิธีการมอบรางวัลแบบ virtual และจัดส่งรางวัลให้นักวิ่งถึงบ้าน โดยไม่ต้องให้ผู้ชนะติดอันดับต้องรอการรับมอบรางวัล

ผลการแข่งขัน (Results)

ตั้งจุดที่นักวิ่งสามารถพิมพ์ผลการแข่งขันได้ด้วยตนเอง หรือ สามารถตรวจสอบอันดับทางเว็บได้ทันทีที่นักวิ่งเข้าเส้นชัย (แต่อันดับอย่างเป็นทางการต้องรอให้นักวิ่งส่วนใหญ่เข้าเส้นชัยก่อน เพราะนักวิ่งปล่อยตัวในเวลาที่แตกต่างกัน) หรือถ้าสามารถทำระบบส่งผลการแข่งขันเบื้องต้นทาง SMS/Line ทันที เมื่อเข้าเส้นช้ยได้ จะช่วยให้นักวิ่งทราบผลได้สะดวกขึ้น

บริการอาหาร (Food Handling)

การจัดเตรียมอาหารให้นักวิ่ง อาจจะเลือกที่ไม่จัดอาหารให้ แต่ต้องไปลดราคาค่าสมัครให้นักวิ่ง แต่ถ้าจะบริการอาหาร จะต้องกำหนดวิธีการแจกให้ปลอดภัย

จัดอาหารที่มีบรรจุภัณฑ์ เช่น ธัญพืชแท่ง เว้นการแจกอาหารที่ไม่ได้บรรจุในซอง เช่น ผลไม้
ถ้าบริการอาหารร้อน อาหารจานเดียว ต้องมั่นใจว่า ผู้ทำอาหารและผู้บริการแจกอาหารต้องไม่มีอาการป่วย และต้องให้บริการอย่างสะอาด ถูกสุขอนามัย

จุดให้น้ำ (Water Stations)

สนับสนุนให้นักวิ่งนำแก้วน้ำ (แก้วนิ่ม) หรืออุปกรณ์บรรจุน้ำ (สายคาดเอวพร้อมขวด) มาใช้เองระหว่างแข่งขัน
จุดให้น้ำระหว่างทางควรมีให้เลือกแบบทั้งบริการตนเอง เช่น เปิดจากถังเติมได้โดยที่เปิดใช้ขาเหยียบ หรือ บริการน้ำเป็นขวดขนาดเล็ก (แบบที่แจกในงาน Amazing Thailand Marathon) เพื่อหลีกเลี่ยงการรินน้ำใส่แก้ว

การทำความสะอาดหลังจบงาน (Post Race Clean Up)

เพื่อความปลอดภัยของอาสาสมัคร

เตรียมอุปกรณ์เช่นถุงมือพลาสติกใช้ครั้งเดียวในการหยิบจับสิ่งของต่างๆ
กำหนดอาสาสมัครให้ประจำในพื้นที่จุดเดียวเท่านั้น ไม่ให้ย้ายไปจุดอื่นๆ ได้

แนวทางการจัดงานวิ่ง (Guideline for Races) ภายหลังสถานการณ์ COVID-19